Het voldoen aan de privacyrichtlijnen wordt in de dagelijkse uitvoering onderschat, als lastig ervaren en als blokkade gezien bij het gebruik van persoonsgegevens. Vooral bij grote organisaties met complexe administraties, zoals verzekeringsmaatschappijen en overheidsinstellingen, waarbij het aantal werkprocessen waarin privacygegevens gekoppeld zijn boven de honderd ligt, is dit veelal het geval. Vaak zijn deze processen eenmalig geïnventariseerd en beschreven en niet of nauwelijks onderhouden.
MLSwbp
MAGPIE Solutions levert sinds 5 jaar de software-applicatie MLSwbp. De applicatie genereert documenten in een bestandsformaat naar keuze, welke een audit van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) doorstaan. De applicatie toetst of u wel conform de wet werkt en geeft u adviezen over maatregelen die u moet treffen. Veel van onze klanten, waaronder een aantal Nederlandse gemeenten, werken intussen succesvol met deze applicatie.
In tegenstelling tot de complexiteit van de privacywetgeving, is de applicatie eenvoudig van opzet en daardoor zeer gebruiksvriendelijk. De applicatie start op met een lijst van de ingevoerde verwerkingen van persoonsgegevens. Per verwerking kunnen details worden bekeken, gewijzigd, getoetst en afgedrukt. Bekijk onze demonstratie.
Toetsen van verwerkingen met persoonsgegevens
De ingevoerde verwerkingen van persoonsgegevens kunnen automatisch getoetst worden. Uit de toetsing blijkt:
- of de verwerking wel of niet is toegestaan;
- of de verwerking gemeld dient te worden bij het CBP;
- of er een bewerkersovereenkomst (contract) nodig is;
- of dat burger/betrokkene dient te worden geïnformeerd.
Indien een verwerking van persoonsgegevens naar aanleiding van de toetsing verboden blijkt te zijn, krijgt de organisatie adviezen in de vorm van uitzonderingen aangeboden, waardoor de verwerking meestal alsnog is toegestaan.
Afdrukken van documenten
MLSwbp genereert documenten welke een audit van het CBP kunnen doorstaan. De documenten refereren rechtstreeks naar de betreffende artikelen in de WBP, zodat de documenten ook juridisch goedgekeurd zijn. Een greep uit de documenten die met de sofware kunnen worden afgedrukt:
Alle documenten zijn gebaseerd op HTML-sjablonen. Hierdoor is het mogelijk de standaard documenten aan te passen of uit te breiden volgens specifieke eisen van de organisatie.
Virtueel samenwerken
Door de hoge mate van standaardisering binnen de database, is het mogelijk om informatie uit te wisselen met collega's in andere organisaties, ook als u een andere versie heeft. De software bevat een e-mail functie waarmee u een selectie uit uw database aan een WBP collega kunt versturen. Deze kan de gegevens in de eigen applicatie importeren.
Bekijk de schermafdruk.
|
